Integracja oprogramowania Comarch z innymi systemami informatycznymi

W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji inwestycyjnych pojawia się potrzeba uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W tak zaistniałej okoliczności konstatuje się użycie systemów informatycznych, które łączą dobrane procesy w jednym środowisku.

Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnorakich obszarów funkcjonowania firmy, w tym księgowości, sprzedaży, magazynu, kadr oraz zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji uzależniony jest od wybranego systemu, jego wersji i wykorzystanych modułów. Przed podjęciem wyborów ważne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać oraz które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór programu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, w szczególności gdy wynikają one z niejasnego podziału zadań lub braku spójnych procedur.

Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnorakich częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać między innymi rejestrowanie dokumentów handlowych, administrowanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej ważne mogą być bieżące informacje o dostępności towarów i realizacji zamówień, jednak w zakładzie usługowym produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy oraz rozliczanie kosztów. Trzeba w dodatku uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji poza nim. Istotne są też możliwości wymiany danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień oraz dostęp do informacji historycznych. Dopiero ranking tych wymogów z perspektywami na najbliższy czas konkretnego rozwiązania umożliwia oszacować jego przydatność w określonym środowisku.

Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko i wyłącznie instalację i konfigurację kodu, lecz także przygotowanie danych, postanowienie zasad pracy oraz sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku powinno się rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające przeróbek. W praktyce w szczególności na prawdę dużo sugestie może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych lub powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze raportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją a także ustaleniem, które informacje są nadal potrzebne. Kolejnym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu sprzedaży, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie obsługiwać bieżące operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać dostępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i wyników testów.

Na przebieg uruchomienia wpływa też przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Dosłownie właściwie skonfigurowany system może powodować trudności, o ile użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub uzyskiwać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny więc odnosić się do konkretnych zadań, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto też ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów a także rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie moraz plan aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników lub rozszerzenie działalności mogą wymagać zmian wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP trzeba traktować jako detal szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników a także jasno określonych zasad działania.

Źródło informacji: comarch erp optima łódź.